Škola manažmentu: SWOT analýza

Pre správne fungovanie značky a firmy ako takej je nevyhnutný funkčný manažment. Preto vám prinášame sériu 🎓 „Škola manažmentu“, v ktorej si objasníme základné manažérske prístupy, techniky a analýzy. Dnes sa pozrieme na známu SWOT analýzu.

Čo je SWOT analýza❓

SWOT analýza je jedným zo základných analytických nástrojov, ktorý umožňuje zhodnotenie súčasného stavu spoločnosti. Dáva ale aj nahliadnuť do budúceho vývoju, vďaka čomu nám umožňuje využiť príležitosti alebo riešiť problémy zavčasu. Je fundamentom pre vytvorenie stratégie firmy alebo značky.

Touto metódou analyzujeme 4 základné aspekty: silné stránky 💪 (Strenghts), slabé stránky 👎 (Weaknesses), príležitosti 🔥(Opportunities) a hrozby 💣 (Threats). Ide teda o posúdenie ako vnútorného prostredia firmy, tak aj vonkajšieho (napr. vývoj konkurencie a trhu). Efektívna SWOT analýza neprináša iba identifikáciu súčasného stavu, ale slúži na vybudovanie funkčnej stratégie, pri ktorej sa zameriame na budovanie správnych vecí a odstránenie slabých stránok a hrozieb, ktoré nás môžu v budúcnosti stiahnuť dolu.

Silné stránky 💪

Ako už názov hovorí, ide o veci, ktoré vaša spoločnosť robí veľmi dobre. Ide o aktivity a veci, ktoré sú pre úspech kľúčové 🔑, stojí na nich váš biznis a možno na nich stavať aj ďalší rast. Ide o výhody vašej spoločnosti v porovnaní s konkurenciou. Môže ísť o kvalitu produkcie, výborný marketing, ziskovosť, efektivita produkcie, silný manažment, oddelenie vývoja a podobne.

Slabé stránky 👎

Pri analýze slabých stránok je potrebné byť naozaj kritický ☝️ a nezatvárať pred problémami oči. Každá spoločnosť má slabé stránky, nikto nie je výnimkou. Ich zadefinovanie je ale extrémne potrebné, aby ste pri plánovaní ďalších strategických činností hneď vedeli, na čo si dávať pozor ⚠️ a čomu sa vyvarovať. Ide o veci, ktoré vaši konkurenti robia lepšie ako vy. Patria sem limitácie vášho podniku, to čo vám chýba alebo robíte nesprávne.

Príležitosti 🔥

Príležitosťami môžu byť rôzne zmeny vo vzťahu s externým prostredím. Medzi externé prostredie patria predovšetkým:

1) vzťahy s inými firmami, ktoré ovplyvňujú chod našej spoločnosti (partneri 👔, dodávatelia , konkurenti💼, médiá 📰) – môže ísť o zisk nových zákazníkov, zlepšenie logistiky, strategické partnerstvá, lepšie financovanie a pod.

2) zmeny v podnikateľskom prostredí (politické 🏛️, legislatívne ⚖️, ekonomické 💵) – vláda a vládna politika, dane, clá, zmeny zákonov, ekonomická situácia, inflácia, zamestnanosť atď.

3) spoločenské trendy – 🧬 zmeny v demografii, technologické zmeny, kultúra…

Hrozby 💣

Medzi hrozby spadajú rovnaké aspekty vonkajšieho prostredia ako pri príležitostiach, no s tým rozdielom, že ide o zmeny, ktoré vám môžu uškodiť. To, čo je pre jednu firmu hrozbou sa môže inej javiť ako príležitosť. Preto je potrebné ich definovať veľmi presne, aby ste ich mohli eliminovať alebo naopak prijať taký prístup a opatrenia, aby sa z nich stali príležitosti.

Ako urobiť SWOT analýzu❓

V prvom rade treba pripraviť postup a technické zázemie, až potom sa venovať obsahu. Nepodceňujte a nezľahčujte proces tvorby matice SWOT. Aj keď ide o na prvý pohľad jednoduchú vec, hĺbková a objektívna analýza je náročný proces. Dajte dokopy vhodný team ľudí, ktorí rozumejú činnostiam a stratégii vašej spoločnosti. Ak začínate podnikať a ste sám, pomôžte si niekým z vášho okolia, kto disponuje aspoň čiastočnými informáciami alebo aspoň rozumie vášmu biznisu. Nakreslite si matricu (ideálne na veľkú tabuľu, no poslúži aj veľkoformátový list papiera). Najskôr začnite s analýzou vnútorného prostredia, a teda so slabými a silnými stránkami. Buďte maximálne objektívny a dôsledný, na nič nezabudnite, pred ničím nezakrývajte oči. Majte na pamäti to, že analýza rieši súčasný stav a nie budúcnosť. Venujte sa faktom a nie domnienkam. Všetky zapísané poznatky „učešte“ do prehľadného dokumentu. Ideálne priraďte daným veciam aj prioritu na vopred zadefinovanej stupnici. Po vytvorení matice proces nekončí, ale naopak začína. Teraz je potrebné prísť s konkrétnymi cieľmi a plánmi, čo bude nasledovať. Ako využijeme naše silné stránky a príležitosti a naopak ako odstránime slabé stránky a vysporiadame sa s hrozbami. Výsledkom SWOT analýzy by mal byť jasný strategický plán.

Ak máte problém s definovaním jednotlivých políčok SWOT analýzy, spísali sme pár vzorových otázok, ktoré by vás mali inšpirovať a pomôcť vám zadefinovať prvé vstupy. ⬇️

Silné stránky

Čo vaši zákazníci na vašej spoločnosti milujú? Aké sú najlepšie vlastnosti vašej spoločnosti? Čo robíte naozaj lepšie ako vaša konkurencia? Akými zdrojmi disponujete lepšie ako vaša konkurencia? Čo je vašou jedinečnou konkurenčnou výhodou?

Slabé stránky

Čo vaši zákazníci naopak nemajú radi, začo vás kritizujú, čo hodnotia negatívne v recenziách? Ak ste stratili klientov, prečo odišli? Čo viete, že by ste mohli robiť lepšie? Aké sú najhoršie vlastnosti vašej firmy? Akým problém neustále čelíte? Čo nefunguje správne? Čím disponuje vaša konkurencia a vy nie?

Príležitosti

Ako môžeme zlepšiť vzťahy so zákazníkmi, partnermi, dodávateľmi? Narábame so zdrojmi efektívne? Využívame maximálny potenciál všetkých našich zdrojov? Aké technologické zmeny môžeme urobiť? Ako môžeme expandovať? Aké nové produkty alebo služby vieme uviesť na trh? Na aké nové trhy vieme vstúpiť? Čo môžeme využiť z nových trendov?

Hrozby

Čaká naše odvetvie regulácia alebo nové zákony? Čo robia naši konkurenti? Ako sa menia trendy našich zákazníkov? Aká je ekonomicko-politická prognóza?

Výhody SWOT analýzy ✔️

SWOT matrica je výborným analytickým nástrojom na analýzu aktuálneho stavu spoločnosti, bez ohľadu na jej veľkosť, obrat alebo iné faktory. Výhody z nej môžu získať ako malé, tak i veľké firmy, no len pokiaľ je vypracovaná naozaj precízne. Získate tak pohľad na vašu spoločnosť z iného uhlu a môžete prísť na veci, ktoré ste si doteraz v bežnom chode každodenných úloh ani nevšímate, a pritom môžu byť kľúčové pre budúcnosť, ale aj súčasné fungovanie. Okrem toho môže poslúžiť aj na zhodnotenie plánovaných zmien a projektov. Najpodstatnejšie je ale to, že vďaka analýze získate možnosť vypracovať a vhodne implementovať plány na ďalšie fungovanie, a to nie len v rámci rastu spoločnosti, ale aj v príprave na možnosť, že budete čeliť hrozbám. Vďaka tomu budete schopný od začiatku správne manažovať a eliminovať nové riziká.

Ohraničenia SWOT analýzy ❌

Aj keď je SWOT analýza výborným nástrojom, stretávame sa s chybami pri jej použití, ktoré môžu mať pre spoločnosť úplne opačný efekt. Medzi základné chyby patrí:

1️⃣ Subjektivita, malá miera sebareflexie – využívajte striktne fakty a nie vaše názory alebo domnienky. Pozrite sa na problémy nezaujato, z tretej osoby. Neskrývajte sa pred realitou tým, že sa ju pokúsite ignorovať. Dobehne vás, a to silnejšie ako pred tým.

2️⃣ Zle vybratý team – zamerajte sa na správne zostavenie teamu, ktorý bude vytvárať SWOT analýzu. Vyberajte ľudí, ktorí o firme vedia najviac, rozumejú procesom, stratégiám a smerovaniu spoločnosti. Povolajte špecialistov.

3️⃣ Miešanie jednotlivých častí matice – dávajte si pozor, aby ste nemiešali jednotlivé časti matice a nedefinovali tak slabé stránky ako hrozby alebo naopak. Slabé a silné stránky sa týkajú vašej spoločnosti, ide o interné faktory. Naopak hrozby a príležitosti sú spojené s vonkajšími elementmi.

4️⃣ Nenastavenie priorít – pri zostavovaní SWOT analýzy môžete prísť na veľké množstvo aktuálnych vecí, ktoré by potrebovali zmenu, prípadne príležitostí, ktorých sa môžete chopiť. Preto je nutné nastaviť si priority a vyhodnotiť, ktoré zmeny sú kritické a potrebné, a ktoré môžu počkať. Všetko sa nedá zmeniť náhle zo dňa na deň.

5️⃣ Nezadefinovanie cieľov – analýza nekončí zostavením tabuľky. Jej skutočným cieľom je dať náhľad na fungovanie spoločnosti a z neho vyvodiť ciele, ktoré je potrebné zrealizovať. SWOT analýza ukončená bez konkrétnych strategických cieľov je neúplná a hlavne nemá takmer žiaden prínos.

6️⃣ Nevytvorenie plánov – Ani definovaním cieľov sme sa nedostali do posledného kroku, a tým je rozdelenie cieľov do konkrétnych plánov, ktoré nastavia a zabezpečia proces zmeny. Ciel bez plánu je len zbožné prianie sa niekam dostať. Vypracujte ku každému cieľu, každej potrebnej zmene detailný plán s kontrolnými mechanizmami.  

Záver

SWOT analýza patrí medzi technicky jednoduché nástroje, ako si overiť alebo potvrdiť, v akom bode sa vaša spoločnosť nachádza a zároveň priniesť základ na aplikácie zmien a nových stratégií. Pri správnom prevedení budú tieto zmeny a stratégie podložené hodnotnými faktami a budú naozaj odrážať realitu, čo rapídne zvyšuje možnosti na úspech. Kľúčovým faktorom, ktorý by sme vypichli pred všetkým ostatným je objektivita. Iba s vysokou mierou sebareflexie a disciplinovaným prístupom dokážete zo SWOT matice vyťažiť maximum. Čokoľvek, čo v procese podceníte alebo úmyselne či neúmyselne prehliadnete, vás s najväčšou pravdepodobnosťou v budúcnosti počká, v tom horšom prípade zmarí vaše plány.